(文/Sven Kao)「嘿，我們明天和客戶有個重要的會議要開，你上網幫我們找一下台北公司附近的會議室好嗎?」身為下屬的你突然接到了這個指令，花了半小時瀏覽了所有會議室租借的網頁後，可能不知所措，因為除了裝潢，大部分台北會議室看起來都沒有什麼不同。

不過魔鬼藏在細節裡，租借會議室最怕的其實是「沒有事先搞懂需求」，到了實際使用時才發現這個有問題、那個也不行，那負責找會議室的同仁絕對會被罵到臭頭。

羚編今天就要提醒大家3個找尋會議室租借的資料前，一定要先確認的事項!

黑羚南京TITAN館-6人會議室

1. 租借會議室，一定要先知道參與會議的人數

了解會議參與人數，是挑選合適會議室時最基本的一環，因為這會影響到空間大小。

另外要注意的是，若確認完畢參與會議的人數，請記得和租借場地的窗口告知，讓他們可以做事前準備。以黑羚為例，我們秘書都會事先詢問客戶人數，以便事前準備適當分量的筆記紙、筆、咖啡杯以及零食等物品，若能進一步得知客人想要飲用的內容，秘書也會事先裝好放在會議室的桌上，省去會議前各自走動的時間。

黑羚南京館-10人會議室

2. 租借會議室，一定要先了解電子設備是否相容

在黑羚還沒創立以前，羚編每次租用其他地方的會議室，不免都會心驚膽顫，想說這次又會遇到什麼設備不相容的問題?會不會原本要用HDMI線又帶成Type-C線?還是投影線材的轉接頭太舊，無法插上欲提案的Mac筆電?

教大家2招，以後不管在台北租任何會議室都不會有問題。

第一招就是在會議前一天帶著自己的電腦去現場試用，如果有什麼設備是現場沒有提供的，也可以自己額外準備；第二招則是請大家把當天要提案的內容都傳給你，提案時一律使用同一台電腦，這樣也不會有任何臨時的狀況需要應對。

黑羚松江ELITE館-10人會議室

光看標題可能有點抽象，羚編這裡指的是「你舉辦的是哪一種會議」。

例如如果是偏講座類型的會議，可能就不適合桌椅圍成一圈的，而應選擇面向同一邊的座位排列方式的會議室。

或是，如果是有許多重要貴賓來訪的會議，你必須先完整確認好現場提供的服務以及設備，以免丟了公司的面子，例如是否提供基本的茶水、咖啡是否有提供、洗手間是否乾淨體面、甚至臨時若有文件要印是否可使用事務機等等。

如果使用上都沒問題當然是最好的情況，但若現場出現狀況而壓縮到原本會議的時間，那可就非常不值得了。因此請一定要先和現場人員確認所需的設備，並且實地先測試一遍，再決定是否租借。