【新手必看】當主管臨時要你找會議室怎麼辦? 3個租借會議室一定要先搞懂的事

 

(文/Sven Kao)「嘿,我們明天和客戶有個重要的會議要開,你上網幫我們找一下公司附近的會議室好嗎?」身為下屬的你突然接到了這個指令,花了5分鐘瀏覽了所有會議室租借的網頁後,可能不知所措,因為除了裝潢,大部分會議室看起來都沒有什麼不同。

 

不過魔鬼藏在細節裡,租借會議室最怕的其實是「沒有事先搞懂需求」,到了實際使用時才發現這個有問題、那個也不行,那負責找會議室的同仁絕對會被罵到臭頭。

 

羚編今天就要提醒大家3個租借會議室前,一定要先確認的事項!

 

黑羚南京TITAN館-6人會議室

 

1. 租借會議室,一定要先知道參與會議的人數

了解會議參與人數,是挑選合適會議室時最基本的一環,因為這會影響到選擇會議室的空間大小。

 

另外要注意的是,若確認完畢參與會議的人數,請記得和租借場地的窗口告知,讓他們可以做事前準備。以黑羚為例,我們秘書都會事先詢問客戶人數,以便事前準備適當分量的筆記紙、筆、咖啡杯以及零食等物品,若能進一步得知客人想要飲用的內容,秘書也會事先裝好放在會議室的桌上,省去會議前各自走動的時間。

 

 

黑羚南京館-10人會議室

 

2. 租借會議室,一定要先了解電子設備是否相容

在黑羚還沒創立以前,羚編每次租用其他地方的會議室,不免都會心驚膽顫,想說這次又會遇到什麼設備不相容的問題?會不會原本要用HDMI線又帶成Type-C線?還是投影線材的轉接頭太舊,無法插上欲提案的Mac筆電?

 

教大家2招,以後不管租任何會議室都不會有問題。第一招就是在會議前一天帶著自己的電腦去現場試用,如果有什麼設備是現場沒有提供的,也可以自己額外準備;第二招則是請大家把當天要提案的內容都傳給你,提案時一律使用同一台電腦,這樣也不會有任何臨時的狀況需要應對。

 

黑羚松江ELITE館-10人會議室

 

3. 租借會議室,一定要了解會議使用的形態

光看標題可能有點抽象,羚編這裡指的是「你舉辦的是哪一種會議」。

 

例如如果是偏講座類型的會議,可能就不適合桌椅圍成一圈的,而應選擇面向同一邊的座位排列方式的會議室

 

或是,如果是有許多重要貴賓來訪的會議,你必須先完整確認好現場提供的服務以及設備,以免丟了公司的面子,例如是否提供基本的茶水、咖啡是否有提供、洗手間是否乾淨體面、甚至臨時若有文件要印是否可使用事務機等等。

 

 

結論-租借會議室一定要記得先「場勘」

租借會議室可大可小,如果使用上都沒問題當然是最好的情況,但若現場出現狀況而壓縮到原本會議的時間,那可就非常不值得了。因此租借會議室無論如何,請一定要先和現場人員確認所需的設備,並且實地先測試一遍,再決定是否租借。

 

以下列出租借會議室前可先確認的基本事項:

  • 可容納幾人
  • 網路速度
  • 是否提供投影設備、白板
  • 是否有桌上型插座、延長線
  • 是否提供HDMI線、Type-C線
  • 是否提供茶水、咖啡、茶包等等
  • 距離捷運站需步行幾分鐘
  • 附近是否有停車場

 

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