【新手必看】共同工作空間vs傳統辦公室哪個好?從3大方面來解析!

共同工作空間是什麼?

*小撇步:若想省時間,可直接拉到文末看「比較表格」,不懂再看內文

 

(文/Sven Kao)共同工作空間,簡單來說即是許多來自不同公司、互不認識的團隊,一起使用同一個空間工作。

 

這個空間的使用者不須負擔台北市昂貴的租金、室內裝潢的成本以及辦公設備的費用,只要像支付房租一樣支付租金,就能享有如外商公司般的辦公環境。

 

而共同工作空間又分為Coworking Space(共享辦公室)以及商務中心,兩者雖然皆稱作共同空間空間,但辦公體驗是截然不同的。

 

以下羚編會從3個方面比較共同工作空間及傳統辦公室的優缺點。

 

 

共同工作空間vs傳統辦公室

比較一:前置裝修作業

 

傳統辦公室

假如你今天是想自己承租一整層辦公室,你會需要做什麼?

首先,你必須要找適合的地段、評估物件和房東溝通價格。接著為了打造好看的門面,你必須找設計師詢價、討論設計方向並且與房東鄰居溝通。好不容易在1~2個月內完工,你除了要添購辦公傢俱、影印機、飲水機等等設備,還得請廠商來裝修網路、電話線等等…光是這些雜事就足以迫使你必須停止手邊所有工作。

而且以上還不包括必須承擔的費用。《延伸閱讀:在台北裝潢一間6人辦公室要花多少錢?》

共同工作空間

不過,假如你選擇的是共同工作空間,只要帶著筆電以及辦公用品,就可以馬上開始辦公,因為前一段提到的所有事項,都已經有人幫你處理好了。其實這就是共同工作空間「共享」的價值,前置作業只要由一組專業團隊來負責,但其餘使用空間的人可以省時、省力,同時辦公設備以及日用品採購等等,也因多間公司分攤而省下原本高額的費用。

但是如果你堅持辦公空間的設計,一定得有自己公司的樣子及門面,那共同工作空間可能就比較不適合你囉。

 

 

《延伸閱讀:共同工作空間長什麼樣子?黑羚6個不同特色館別照片在這》

 

 

共同工作空間vs傳統辦公室

比較二:日常環境維護

 

傳統辦公室

平時上班,工作以外的事情可能比你想像得還要多。

有時網路斷掉,冷氣不冷,影印機故障,你可能必須先自己嘗試修理,如果不行再請廠商來,光這個過程就可以大大分散你在工作的注意力;日常的打掃工作,如果你沒有請專門的人員打掃,可能就必須請員工輪流擔任值日生,耗費他原本工作的時間;此外,廁所的衛生紙、咖啡機咖啡豆以及水等等須定期補充的日用品,也必須要有人員協助定期比價採購…這些林林總總的事項,嚴重的話可能會拖垮整個團隊的向心力。

因此通常大公司會選擇多雇用一名總務人員來處理公司內部的所有事項,可是對於10人以下的小型團隊來說,多支付一名人員的薪水是非常不划算的。

共同工作空間

在共同工作空間上班,通常現場都會有秘書或人員在一旁協助,有任何問題他們都會第一時間處理,你只需要專心在工作上。

 

 

共同工作空間vs傳統辦公室

比較三:員工額外福利

 

傳統辦公室

通常大公司為了激勵員工,會撥出一筆預算給「福委會」來辦活動犒賞員工,但如果是10人以下的小型團隊,即使福利的預算不成問題,也很難找到人手來做這件事,為了不拖累團隊的工作進度,通常辦活動、謀福利的責任就會落到老闆自己身上。

共同工作空間

共同工作空間因為人數多,因此由共同工作空間本身的名義來舉辦活動上也會更有效益,比如舉辦小型講座、下午茶派對等等。像黑羚本身,除了每個月都有咖啡日,會買網路上人氣的糕點請租客,今年過年,也自行製作紅包袋舉辦紅包抽抽樂。(去年聖誕節秘書還寫卡片給租客,並贈送黑羚親自製作的禮物)而且每個月,羚編還會出一本月刊,內容包含各種行銷案例、創業故事、時事趨勢,帶著大家緊抓著時事的潮流。

 

《延伸閱讀:為什麼黑羚租客選擇黑羚?問卷調查結果公布》

 

 

共同工作空間又分為

商務中心及Coworking Space

 

請注意!共同工作空間不是只有一種辦公類型喔。

 

Coworking Space,你會擁有的是一個開放式座位,是真的和不認識的人一起辦公。如果你期待的是認識到各種不同產業的人,而且平時工作不容易分心,且想要更彈性的辦公方案,Coworking Space會比較適合你。

 

商務中心,你則會擁有一個不受他人干擾的獨立辦公空間。如果你比較注重隱私,還是希望團隊能有自己的空間,商務中心會比較適合你。

 

 

 

最後我們用表格來比較,傳統辦公室、商務中心以及Coworking Space的不同。

傳統辦公室 Coworking Space 商務中心
支付費用 最多 中等 長期相對划算
花費時間 最多 較少 較少
彈性程度 最低 最高 中等
隱私程度 最高 最低 中等
日常維護 較辛苦 較輕鬆 較輕鬆

 

 

 

延伸閱讀1:公司設立流程不複雜!7個步驟帶你一次走完

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